Überlizenzierung – Kosten vermeiden durch strategisches Lizenzmanagement
Überlizenzierung ist der vergessene Kostenfaktor im IT-Bereich – viele Unternehmen zahlen Jahr für Jahr für Software, die nie produktiv genutzt wird. Anders als die viel diskutierte Unterlizenzierung birgt die Überlizenzierung kein unmittelbares rechtliches Risiko – dafür aber eine andauernde betriebswirtschaftliche Belastung, die sich auf lange Sicht erheblich summiert. Dieser Beitrag erklärt, wie es dazu kommt, wie Sie Ihre Lizenzkosten optimieren – und warum rechtliche Klarheit dabei hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Typische Ursachen der Überlizenzierung
Die Ursachen für Überlizenzierung sind vielfältig – und fast immer hausgemacht. Sie reichen von konservativen Einkaufsstrategien bis hin zu fehlender Koordination zwischen IT, Einkauf und Controlling.
1. Fehlende Transparenz über tatsächlichen Bedarf
Viele Unternehmen beschaffen Lizenzen auf Vorrat oder verlassen sich auf veraltete Mitarbeiterzahlen. Ohne zentralisierte Lizenzdatenbank und dynamisches User-Management entsteht schnell ein Überhang.
2. „Sicherheitskauf“ aus Angst vor Unterlizenzierung
Aus Angst vor Audits und potenziellen Vertragsstrafen lizenzieren manche Unternehmen pauschal über – in der Hoffnung, damit auf der sicheren Seite zu stehen. Das ist wirtschaftlich oft ineffizient.
3. Legacy-Verträge und Altverträge
Oft laufen Lizenzen aus früheren Softwareverträgen weiter, obwohl die zugrundeliegenden Programme nicht mehr genutzt werden. Diese "Leichen im Keller" bleiben bei der Lizenzabrechnung jedoch aktiv.
4. Unzureichendes Lizenz-Monitoring bei Fluktuation
Wird ein Mitarbeiter gekündigt oder wechselt die Abteilung, bleibt die Lizenz oft bestehen. Ohne Prozess zur Lizenzrückführung entstehen stille Kostenstellen.
Technische Fehlkonfigurationen als Kostentreiber
Nicht selten ist auch die technische Umsetzung mitverantwortlich:
- Mehrfachinstallationen auf Test- und Produktivsystemen ohne Trennung in Lizenzsystemen
- Fehlendes User-Deprovisioning bei Cloud-Tools (z. B. Microsoft 365)
- Ungeklärte Nutzung von Add-Ons oder Modulen, die lizenzpflichtig, aber nicht erforderlich sind
All dies führt dazu, dass mehr gezahlt wird, als erforderlich wäre – häufig ohne jede Auditgefahr, aber mit massiven Budgetauswirkungen.
Rechtliche Relevanz der Überlizenzierung
Rechtlich gesehen ist Überlizenzierung selten problematisch – niemand wird für zu viel gezahlte Software belangt. Und doch kann sie zivilrechtliche Implikationen haben, etwa im Rahmen der Geschäftsführerhaftung (§ 43 GmbHG), wenn Mittel unnötig gebunden werden, obwohl klar war, dass eine Optimierung möglich gewesen wäre.
Ein weiteres Risiko liegt im Bereich des öffentlichen Sektors oder bei Drittmittelprojekten: Wer mit Fördermitteln arbeitet oder an Zuschüsse gebunden ist, muss im Sinne der Haushaltsklarheit auch IT-Ausgaben wirtschaftlich begründen können. Eine überdimensionierte Lizenzstruktur kann hier Rückforderungsansprüche oder Prüfvermerke nach sich ziehen.
Strategien zur Vermeidung von Überlizenzierung
1. Aufbau eines Lizenzinventars
Zentrales Lizenz- und Nutzungsregister mit eindeutiger Dokumentation pro Nutzer, Gerät und Anwendung.
2. Einführung regelmäßiger Lizenz-Audits (intern)
Mindestens einmal jährlich sollten interne Lizenzabgleiche stattfinden, um Redundanzen zu erkennen.
3. Automatisierte Deprovisioning-Prozesse
Sobald ein Nutzer ausscheidet, muss automatisch die zugehörige Lizenz freigegeben oder gelöscht werden.
4. Vertragsklauseln prüfen und optimieren
Verhandeln Sie Verträge so, dass flexible Lizenzmodelle (z. B. Subscription statt Kauf) möglich sind – insbesondere bei wachstumsstarken oder stark schwankenden Teams.
5. Schulung der IT- und Einkaufsteams
Oft fehlt schlicht das Know-how, Lizenzmodelle wirtschaftlich zu bewerten. Hier lohnt sich eine juristisch-technische Grundlagenschulung.
Best Practices bei der Reorganisation
Unternehmen, die erfolgreich überlizenzierte Strukturen abgebaut haben, setzen in der Regel auf:
- Crossfunktionale Lizenzteams aus IT, Einkauf, Legal und Controlling
- Dashboards zur Visualisierung von Lizenzverhältnissen und Lizenznutzung
- Vertragsmanagement-Tools mit Erinnerungsfunktionen zur Verlängerung oder Kündigung
Auch externe Beratung kann sinnvoll sein – etwa durch spezialisierte IT-Juristen oder Compliance-Berater, die sowohl wirtschaftlich wie rechtlich Klarheit schaffen.
Fazit: Der stille Geldabfluss lässt sich stoppen
Überlizenzierung ist kein glamouröses Thema – aber ein gewinnbringendes. Die größten Erfolge im Software Asset Management bestehen nicht im Streit mit dem Hersteller, sondern in der vorausschauenden Planung, sauberen Dokumentation und dem Willen, die Kontrolle über IT-Kosten zurückzugewinnen. Als Anwalt helfe ich Ihnen dabei, Ihre Lizenzstruktur rechts- und wirtschaftskonform zu optimieren.
.jpg)
