Digitale WEG-Verwaltung & PropTech im Immobilienrecht

Digitale WEG-Verwaltung & PropTech – Was sich 2025 für Eigentümer und Verwalter ändert

Einleitung

Die Verwaltung von Immobilien wird digitaler – und das nicht nur technisch, sondern auch rechtlich. Seit der letzten WEG-Reform können Wohnungseigentümer virtuelle Versammlungen beschließen. Vermieter nutzen PropTech-Tools zur automatisierten Nebenkostenabrechnung, App-Zugangssysteme ersetzen Schlüssel. Doch was ist zulässig, verpflichtend oder angreifbar? Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Immobilientransformation – von der virtuellen Eigentümerversammlung bis zur datenschutzkonformen Mietabwicklung.

1. Virtuelle Eigentümerversammlungen – Was jetzt gilt

Welche Rechtsgrundlage erlaubt virtuelle WEG-Versammlungen?

Seit der WEG-Reform 2020 und der Gesetzesänderung 2024 sind virtuelle oder hybride Eigentümerversammlungen durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zulässig (§ 23 Abs. 1 WEG). Die neueste Reform hat klargestellt, dass reine Online-Versammlungen auch ohne Präsenzoption rechtssicher durchgeführt werden können, wenn dies ordnungsgemäß beschlossen wurde.

Was müssen Eigentümer technisch beachten?

Eine virtuelle WEG-Versammlung muss so organisiert sein, dass:

• die Identität der Teilnehmenden sichergestellt ist,
• die Vertraulichkeit der Stimmabgabe gewährleistet bleibt,
• technische Ausfälle im Protokoll berücksichtigt werden,
• und Beschlussfassungen dokumentiert und nachweisbar sind.

Die Plattform zur Durchführung sollte über stabile Video- und Audiofunktionen, Zugangsschutz (z. B. Einmal-Login), sowie Abstimmungsfunktionen verfügen. Eine hybride Durchführung (z. B. mit einem Teil der Eigentümer vor Ort und einem Teil online) ist ebenfalls möglich und oft praktikabel.

2. PropTech und Datenschutz – Was ist erlaubt?

Was sind PropTech-Tools in der Praxis?

PropTech („Property Technology“) umfasst digitale Werkzeuge für die Immobilienverwaltung, darunter:

• automatisierte Nebenkostenabrechnungen,
• App-basierte Schlüssel und Zugangssysteme,
• digitale Mieterakten,
• smarte Hausverwaltungsportale.

Wie ist der rechtliche Rahmen?

Alle Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. Zugang, Zahlungsverhalten, Vertragsdaten), unterliegen der DSGVO. Das bedeutet:

• Daten müssen verschlüsselt und nur für definierte Zwecke verarbeitet werden (Art. 5 DSGVO),
• es muss ein Verarbeitungsverzeichnis geführt werden (Art. 30 DSGVO),
• Zugriffsrechte sind zu begrenzen (Role Based Access),
• regelmäßige Schulungen des Verwalterpersonals sind Pflicht.

Ein intelligentes Türsystem, das einzelnen Bewohnern personalisierten Zugang gibt, ist erlaubt – aber nur, wenn alle Beteiligten zuvor aufgeklärt wurden und die Daten sicher verarbeitet werden.

3. Digitale Mietverträge und Kommunikationslösungen

Dürfen Mietverträge digital abgeschlossen werden?

Ja. Verträge über Wohnraum, die auf mehr als ein Jahr geschlossen werden, müssen zwar die Schriftform (§ 550 BGB) wahren – das kann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) geschehen. Für kürzere oder unbefristete Verträge reicht auch eine einfache elektronische Dokumentation mit beiderseitiger Bestätigung.

Was gilt für digitale Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümern?

Zulässig sind:

• elektronische Einladung zu Versammlungen,
• Zustellung von Protokollen und Wirtschaftsplänen per E-Mail,
• automatisierte Terminerinnerungen oder Zugangscodes per App,sofern ein einmaliger Beschluss der WEG oder Zustimmung der Betroffenen vorliegt. Es empfiehlt sich, dies in der Hausordnung oder im Verwaltervertrag zu regeln.

4. Energiemanagement, Steuererleichterung & Smart Systems

Was ist steuerlich förderfähig?

Nach § 35c EStG sind digitale Systeme zur Energieeinsparung steuerlich absetzbar. Dazu zählen:

• Smart-Meter und Heizkostenverteiler,
• App-gesteuerte Lüftungsanlagen oder Rolläden,
• präsenzabhängige Beleuchtung,
• integrierte Systeme zur Verbrauchsauswertung.

Voraussetzung ist, dass das System energetisch optimierend wirkt und nach § 35c-konform eingesetzt wird. Eigentümer können bis zu 20 % der Investitionskosten steuerlich geltend machen.

Gibt es rechtliche Grenzen?

Ja. Mieter müssen Zugang zum Gebäude auch ohne App behalten können (z. B. durch Transponder oder Schlüssel). Barrierefreiheit und Datenschutz sind stets mitzudenken.

5. Blockchain & Smart Contracts – Zukunftsthemen?

Gibt es heute schon Blockchain-Anwendungen?

Einzelne Pilotprojekte setzen Blockchain bei Eigentumsübertragungen ein – etwa zur notarfreien Verifizierung oder als Tokenisierung von Miteigentum.

Was könnte künftig denkbar sein?

• Mietzahlungen, die automatisch Zugangsrechte freischalten,
• Smart Contracts zur automatisierten Indexanpassung,
• fälschungssichere digitale Grundbucheinträge.

Aktuell bestehen allerdings noch Hürden hinsichtlich Rechtsklarheit, Datenschutz und Infrastruktur.

Fazit

Die digitale Verwaltung von Immobilien bietet große Chancen für Effizienz, Transparenz und Nutzerkomfort. Rechtlich ist vieles möglich – aber nicht alles erlaubt. Entscheidend ist, dass Verwalter, Eigentümer und Anbieter PropTech verantwortungsvoll einsetzen:

• DSGVO-konform,
• technisch barrierefrei,
• und unter klaren Beschlusslagen.

Wer diese Anforderungen erfüllt, kann die WEG-Verwaltung zukunftssicher aufstellen – rechtlich, digital und nutzerorientiert.

FAQ

Sind rein virtuelle Eigentümerversammlungen rechtlich zulässig?
Ja – seit 2024 erlaubt das WEG rein virtuelle Versammlungen, wenn ein ordnungsgemäßer Beschluss vorliegt.

Darf der Vermieter digitale Schlüssel einführen?
Ja – solange eine alternative Zugangsmöglichkeit besteht und Datenschutzstandards eingehalten werden.

Kann man Mietverträge digital unterschreiben?
Ja – mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) auch bei langfristigen Verträgen.

Was ist steuerlich förderfähig?
Smart Meter, digitale Heizsteuerung und andere energetische Optimierungen sind nach § 35c EStG absetzbar.

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